Ihren Zulassungsdienst digitalisieren – Schritt für Schritt.

Wo verliert Ihr Team heute Zeit?

Gehen Sie einen typischen Zulassungsauftrag gemeinsam durch: Wo wird er angenommen, wo liegen Fahrzeugdaten und Vollmacht, und wer kennt den aktuellen Bearbeitungsstand? Notieren Sie Stellen, an denen Informationen erneut erfasst, per Zuruf übergeben oder in mehreren Ablagen gesucht werden.

Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Ablauf. Ein festes Autohaus als Auftraggeber eignet sich beispielsweise, um Stammdaten, Ansprechpartner und Vollmachten zu ordnen. Ziel ist ein gemeinsamer Informationsstand von der Annahme bis zur Abrechnung.

• Wer nimmt den Auftrag an und prüft seine Vollständigkeit?
• Wie werden fehlende Unterlagen angefordert und dem richtigen Vorgang zugeordnet?
• Wer übernimmt Rückfragen, Übergabe und Rechnung?
• Welche Informationen benötigt eine Vertretung, um weiterzuarbeiten?

Zulassungssoftware in fünf Schritten einführen.

1. Kunden- und Fahrzeugdaten vorbereiten

   Prüfen Sie vorhandene Listen auf Dubletten, fehlende Ansprechpartner und uneinheitliche Schreibweisen. Zulassungshero unterstützt CSV- und XLSX-Importe mit Vorschau und Spaltenzuordnung. Beginnen Sie mit einer kleinen geprüften Datei.

2. Zugänge und Zuständigkeiten festlegen

   Richten Sie persönliche Konten und passende Rollen ein. Halten Sie fest, wer Stammdaten pflegt, Vorgänge bearbeitet und administrative Aufgaben übernimmt. Das erleichtert auch die Vertretung bei Abwesenheit.

3. Dokumente am Vorgang führen

   Ordnen Sie Vollmachten, Nachweise und Rückfragen dem jeweiligen Auftrag zu. Verwenden Sie Aufgaben für fehlende Unterlagen und prüfen Sie neue Dateifassungen. Die Dokumentenverwaltung hält die Versionen nachvollziehbar zusammen.

4. Einreichung und Abschluss verbinden

   Klären Sie die Voraussetzungen für Ihre i-Kfz-Vorgänge. Im Ablauf gehören Antrag, Rückmeldung, Bescheid und Dokumentenzustellung zum selben Auftrag. Legen Sie fest, wer Rückfragen bearbeitet und die Übergabe dokumentiert.

5. Leistungen und Rechnungen vorbereiten

   Pflegen Sie Ihre wiederkehrenden Leistungen und vereinbaren Sie den Umgang mit Gebühren. Prüfen Sie bei Geschäftskunden das gewünschte Rechnungsformat. Testen Sie einen Rechnungsentwurf und den späteren Zugriff auf die Originaldateien.

Die Seite Software für Zulassungsdienste beschreibt die einzelnen Arbeitsbereiche. Die i-Kfz- und GKS-Funktionen erläutern den Teil des Ablaufs, der die digitale Antragstellung betrifft.

Praxisbeispiel: Eine fehlende Vollmacht nachfordern.

Ein Autohaus beauftragt eine Zulassung; die unterschriebene Vollmacht fehlt. Die Sachbearbeitung ordnet Kunden- und Fahrzeugdaten zu, hält die fehlende Unterlage am Auftrag fest und erstellt eine Aufgabe. Nach Eingang wird die Vollmacht zur Vorgangsakte hochgeladen und geprüft.

Übernimmt am nächsten Tag ein Kollege, findet er die vorhandenen Angaben, die Unterlage und den Bearbeitungsstand am selben Ort. Nach Abschluss werden Bescheid, Übergabe und Abrechnung diesem Auftrag zugeordnet. Das Beispiel zeigt den vorgesehenen Arbeitsablauf und enthält keine Kundendaten.

Woran erkennen Sie, ob die Umstellung hilft?

Prüfen Sie nach den ersten vollständigen Aufträgen dieselben Fragen wie zu Beginn. Wie lange dauert die Unterlagensuche? Wie häufig müssen Stammdaten erneut eingegeben werden? Kann eine Vertretung den nächsten Schritt erkennen? Sind alle abrechenbaren Leistungen dem Auftrag zugeordnet?

Besprechen Sie die Ergebnisse mit den Mitarbeitern, die die Aufgaben täglich erledigen. Ergänzen Sie fehlende Stammdaten oder Zuständigkeiten, bevor Sie weitere Abläufe übernehmen. Die Auswahl-Checkliste hilft bei der Vorbereitung; Kosten und Einrichtung gehören in die gemeinsame Planung.