Funktionen im Überblick
Vorgangsverwaltung, Dokumente, Teamarbeit und Abrechnung vom ersten Auftrag bis zum Beleg.
Rechnungssoftware für Zulassungsdienste
E-Rechnungen für Zulassungsdienste – direkt aus dem Auftrag.
Kundenauftrag, eigene Leistungen und zugeordnete Gebühren bilden die Grundlage Ihrer Rechnung. Mit Zulassungshero bereiten Sie den Beleg im Arbeitsablauf vor und erstellen XRechnung oder ZUGFeRD. Empfängerdaten, Rechnungsentwurf und Originaldateien bleiben nachvollziehbar.
SaaS im Browser · Abrechnung pro Vorgang · Ihr eigener Arbeitsbereich
XRechnung, ZUGFeRD und PDF: die Unterschiede.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die elektronisch verarbeitet werden können. Ein gewöhnliches PDF ohne solche Daten ist nach der umsatzsteuerlichen Definition keine E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium erläutert Formate, Anwendungsbereich und Übergangsregelungen.
| Format | Aufbau und Verwendung |
|---|---|
| XRechnung | Strukturierte Rechnungsdaten in XML. Zum Lesen wird eine geeignete Anzeige benötigt; eine PDF-Ansicht ist nicht Bestandteil der XRechnung selbst. |
| ZUGFeRD | Ein hybrides Format aus lesbarem PDF und eingebetteten strukturierten XML-Daten. Zulassungshero verwendet das Profil EN 16931. |
| Gewöhnliches PDF | Eine lesbare Rechnungsdarstellung ohne strukturierten Rechnungsdatensatz. Sie allein erfüllt die Definition einer E-Rechnung nicht. |
Stimmen Sie Format und Übermittlungsweg mit dem Rechnungsempfänger ab. Die Entscheidung hängt von dessen Anforderungen und den für Ihren Umsatz geltenden Regeln ab. Einzelheiten zu den Formaten und Rechnungen an den Bund erläutert die offizielle FAQ zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung.
Rechnungssoftware mit der Vorgangsverwaltung verbinden.
Eine Rechnung für einen Zulassungsauftrag lässt sich leichter vorbereiten, wenn Leistung, Auftraggeber und Kosten bereits zusammengehören. In Zulassungshero ordnen Sie Leistungen aus Ihrem Katalog und Gebühren dem Vorgang zu. Daraus entsteht ein Entwurf, den Sie vor dem Ausstellen prüfen.
Leistungen vollständig erfassen
Prüfen Sie, welche eigenen Leistungen erbracht wurden und welche Kosten zum Auftrag gehören. Kontrollieren Sie die zugeordneten Belege und den Rechnungsempfänger.
Entwurf und Rechnungsformat prüfen
Kontrollieren Sie Empfänger, Anschrift, Positionen, Beträge, Zahlungsangaben und die fachlich festgelegte Steuerbehandlung. Wählen Sie das mit dem Auftraggeber abgestimmte Format.
Beleg ausstellen und Original sichern
Nach dem Ausstellen finden Sie die erzeugten Originaldateien und Prüfberichte im Belegarchiv. Die Übermittlung erfolgt über den mit Ihrem Kunden vereinbarten Weg.
Die steuerliche Einordnung eigener Leistungen und weiterberechneter Gebühren muss zu Ihrem konkreten Geschäftsmodell passen. Stimmen Sie diese fachlich ab, bevor Sie Ihren Leistungskatalog verwenden. Die Rechnungsfunktionen unterstützen den Ablauf und die Dokumentation.
Welche Angaben sollten Sie mit Geschäftskunden klären?
Bei wiederkehrenden Auftraggebern lohnt es sich, die Rechnungsanforderungen schon vor dem ersten Beleg festzuhalten. So muss die Sachbearbeitung sie nicht bei jeder Abrechnung erneut erfragen.
- Vollständiger Rechnungsempfänger und die zu verwendende Geschäftsanschrift.
- Gewünschtes Rechnungsformat und vereinbarter Übermittlungsweg.
- Benötigte Käuferreferenz, Bestellnummer oder andere Angaben zur Zuordnung.
- Bei öffentlichen Auftraggebern: mitgeteilte Leitweg-ID und Anforderungen der Empfangsplattform, soweit erforderlich.
- Ansprechpartner für Rückfragen zu Rechnungsdaten und Zahlungsbedingungen.
Prüfen Sie auch, ob der Kunde im Vorgang tatsächlich der Rechnungsempfänger ist. Eine saubere Zuordnung der Kundenstammdaten vermeidet unnötige Rückfragen bei der Abrechnung.
Originaldateien und Prüfberichte wiederfinden.
Zulassungshero speichert die erzeugten Originaldateien und Prüfberichte beim Beleg. Für spätere Rückfragen greifen Sie auf diese Unterlagen zu. Bei Korrekturbedarf nutzen Sie den vorgesehenen Storno- und Neubelegablauf, statt eine ausgestellte Datei nachträglich zu verändern.
Eine technische Validierung kann Formatfehler und bestimmte widersprüchliche Angaben erkennen. Sie ersetzt nicht die Prüfung, ob die Leistung, der Empfänger und die steuerliche Behandlung inhaltlich richtig sind. Das BMF beschreibt den Nutzen und die Grenzen der Validierung.
Vereinbaren Sie außerdem, wer Zugriff auf die Belege benötigt und wie Sicherung und Aufbewahrung in Ihrem Betrieb organisiert werden. Im Leitfaden Zulassungsdienst digitalisieren finden Sie den Zusammenhang mit dem gesamten Auftragsablauf.
Gut zu wissen
Häufige Fragen – E-Rechnung im Zulassungsdienst.
Ist eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF ohne strukturierten Rechnungsdatensatz ist keine E-Rechnung nach der umsatzsteuerlichen Definition. ZUGFeRD verbindet dagegen die PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt Zulassungshero?
Die Rechnungsfunktionen umfassen XRechnung sowie ZUGFeRD im Profil EN 16931. Originaldateien und Prüfberichte werden im Belegarchiv gespeichert. Stimmen Sie das benötigte Format mit dem Empfänger ab.
Benötigt jeder Geschäftskunde eine Leitweg-ID?
Eine Leitweg-ID dient insbesondere der Zuordnung bei öffentlichen Rechnungsempfängern. Sie ist nicht pauschal für jeden Geschäftskunden erforderlich. Klären Sie mit dem Empfänger, welche Referenz und welcher Übermittlungsweg benötigt werden.
Werden Rechnungen automatisch an Kunden verschickt?
Die Rechnungserstellung und die Übermittlung sind getrennte Schritte. Nach der Prüfung und dem Ausstellen nutzen Sie die Originaldatei für den mit dem Empfänger vereinbarten Übermittlungsweg.
Ihr nächster Schritt
Ihr SaaS-Angebot für die Online-Zulassung.
Wie viele Zulassungsvorgänge bearbeiten Sie im Monat? Beschreiben Sie Ihr erwartetes Volumen, Ihre Abläufe und die Größe Ihres Teams. Wir stimmen den Preis pro Vorgang, den Leistungsumfang und die Einrichtung mit Ihnen ab.
Die Anfrage ist unverbindlich und führt zu keinem kostenpflichtigen Vertrag.